E-faktúra pre účtovníkov: Ako onboardovať klientov na e-fakturáciu
Praktický onboarding bez vymyslených percent úspor a univerzálnych cien. Pri každom klientovi najprv určte povinnosť, potom poskytovateľa, technický tok, oprávnenia a archív.
1. Rozdeľte klientov podľa povinností
- tuzemský platiteľ DPH a jeho plnenia patriace do povinného režimu,
- neplatiteľ DPH, ktorý spravidla nevydáva a príjem rieši iba ako zákonný príjemca dokladu podľa § 85o,
- B2C, zahraničné a oslobodené plnenia alebo iné zákonné výnimky,
- klient s eKasou, pri ktorom treba správne rozlíšiť zjednodušený doklad.
2. Získajte údaje a rozhodnutia
Identita
DIČ, IČ DPH, sídlo, štatutár a správne fakturačné údaje.
Softvér
Konkrétna verzia, export UBL/CII, import a dostupné API.
Poskytovateľ
Názov certifikovanej spoločnosti, evidenčné číslo, cena a zmluva.
Oprávnenia
Kto vystavuje, schvaľuje, odosiela, opravuje a exportuje doklady.
3. Aktivujte a otestujte celý tok
- Aktivácia: úvodné údaje sa vyplnia online; produkčné Peppol ID nasleduje po overení firmy a dokončení výberu poskytovateľa.
- Test: overte vytvorenie XML, adresovanie, odoslanie, príjem, chybu validácie a prístup účtovníka.
- Oprava: vyskúšajte väzbu na pôvodný doklad a aktuálne odporúčaný postup dobropis plus nová faktúra.
- Archív: exportujte pôvodné XML, prílohy a dôkaz o doručení mimo pracovnej vrstvy poskytovateľa.
Komunikačná šablóna pre klienta
„Od 1. januára 2027 sa pri určených tuzemských plneniach zavádza povinná štruktúrovaná e-faktúra. Potrebujeme s vami overiť DPH status, používaný softvér, zodpovedné osoby a vybraného certifikovaného poskytovateľa. Pred aktiváciou vám pošleme rozsah služby, cenu a postup exportu dokladov. PDF samo osebe nebude pri povinnej e-faktúre stačiť.“
Ako nastaviť cenu účtovnej služby
Najprv si zmerajte vstupnú konfiguráciu, počet výnimiek, mesačnú kontrolu chýb a podporu. Oddelte cenu poskytovateľa od vašej účtovnej práce a klientovi uveďte, čo presne je v paušále. Univerzálne percento navýšenia ani suma za klienta neexistujú.
Odovzdávací protokol
- aktivované a overené Peppol ID,
- zdokumentované roly a zastupovanie počas neprítomnosti,
- overený chybový a opravný proces,
- nastavené notifikácie a pravidelný export,
- uložená zmluva, cenník, DPA podľa rolí a kontakt podpory.
Súvisiace možnosti nájdete na stránke ePošťák pre účtovníkov.