Digitálny poštár pre občianske združenia (OZ) krok za krokom

Digitálny poštár (certifikovaný poskytovateľ doručovacej služby) doručuje e-faktúry medzi schránkami firiem, úradov aj združení. Každé OZ si ho vyberá samo a môže si ho neskôr zmeniť. Nezávislé porovnanie cien a funkcií všetkých poskytovateľov nájdete na digitalny-postar.eu, rady k výberu v článku Ako vybrať digitálneho poštára.

Pre občianske združenie je rozhodujúce, koľko zaplatí za príjem. S ePošťákom si každé OZ splní povinnosť e-fakturácie bezplatne: program Free pokryje 500 prijatých a 5 odoslaných e-faktúr mesačne, čo malému aj stredne veľkému združeniu vystačí s rezervou. Profil ePošťáka na porovnávači je tu, naše vlastné porovnanie je na stránke porovnanie digitálnych poštárov.

DIČ je hlavný identifikátor pri e-faktúre. Elektronická adresa (Peppol ID) každého slovenského subjektu je 0245 a jeho DIČ. Bez DIČ si OZ digitálneho poštára nezvolí a e-faktúru mu nikto nedoručí.

Mnohé združenia DIČ doteraz nemali, lebo ho nepotrebovali. Finančná správa preto v septembri 2026 dodatočne registrovala niekoľko tisíc občianskych združení a prideľovala im DIČ práve kvôli e-faktúre.

• DIČ máte: pokračujte krokom 2.
• DIČ nemáte alebo neviete: obráťte sa na svoj daňový úrad (Finančnú správu SR) a požiadajte o dodatočné pridelenie DIČ. Potom pokračujte krokom 2.

Otvorte vpds.financnasprava.sk a prihláste sa rovnako ako do daňového priznania: občianskym preukazom s čipom alebo prihlasovacím ID a heslom. Za OZ to robí štatutár alebo osoba, ktorá má na portáli oprávnenie konať za združenie.

V zozname poskytovateľov vyberte Kaja Solutions s.r.o. (ePošťák) a výber potvrďte. Skontrolujte e-mail, ktorý na portáli zadávate: práve naň vám príde aktivácia. Celé to trvá asi dve minúty. Viac o tom, čo poštár robí, je na stránke digitálny poštár.

Keď nám Finančná správa výber potvrdí, pošleme vám e-mail Aktivujte si schránku ePošťák. Odkaz v ňom platí 30 dní. Údaje združenia sú predvyplnené z Finančnej správy: skontrolujete ich, vyberiete program Free, nastavíte heslo a potvrdíte. Až od tejto chvíle vám môžu chodiť e-faktúry.

E-mail neprišiel? Pozrite priečinok Spam a e-mail uvedený na portáli FS. Ak tam máte adresu účtovníka, e-mail prišiel jemu. Pomôžeme na info@epostak.sk.

Schránka je aktívna. Každú novú e-faktúru uvidíte v časti Prijaté faktúry a dostanete o nej e-mail. Program Free je bez poplatku a obsahuje:

• 500 prijatých a 5 odoslaných e-faktúr mesačne
• export do účtovných programov a portál pre účtovníka zadarmo
• kópiu každej faktúry do Google Drive (krok 5)

V schránke programu Free vidíte faktúry za posledných 90 dní. Staršie sa skryjú, nezmažú: po prechode na platený program sa znova zobrazia. Dni sa počítajú od 1. 1. 2027. Do konca roka 2026 sú bezplatné všetky programy. Prehľad je v cenníku a na stránke e-faktúra zadarmo.

Aby ste mali všetky faktúry po ruke aj po rokoch, prepojte Google Drive. Aj to je v programe Free zadarmo. V schránke otvorte Archív, v časti Kópia v Google Drive kliknite na Prepojiť Google Drive a potvrďte prístup.

Odvtedy sa každá prijatá aj odoslaná faktúra automaticky uloží do vášho Drive: v PDF aj v elektronickom originále, s prílohami a potvrdeniami o doručení. ePošťák vidí iba priečinok, ktorý sám vytvorí, ostatné vaše súbory nie. Prepojenie môžete kedykoľvek zrušiť a súbory vo vašom Drive zostanú.

Faktúra v PDF a XML má spravidla desiatky až stovky kilobajtov. Bežný bezplatný Google Drive s 15 GB tak združeniu s desiatkami faktúr mesačne vystačí na roky.

Väčšina združení má externého účtovníka, často jedného pre viac OZ. Postup je rovnaký ako v e-maile, ktorý posielame účtovníčkam:

1. 1.Účtovník požiada o účtovnícke prostredie zadarmo na epostak.sk/pre-uctovnikov.
2. 2.Každé OZ si zvolí ePošťáka za poštára, aktivuje bezplatnú schránku a odporúčame prepojiť Google Drive (kroky 2 až 5).
3. 3.OZ pozve účtovníka: v Nastaveniach, v časti Prístup, klikne na Pozvať účtovníka, zadá jeho e-mail a zvolí úroveň prístupu. Účtovník pozvánku prijme odkazom z e-mailu.

Úroveň prístupu určuje OZ: Len náhľad (vidí a sťahuje, nič nezmení), Účtovníctvo (navyše exportuje do svojho programu) alebo Plný účtovnícky prístup (môže aj vystavovať a odosielať faktúry v mene OZ). Podrobnosti sú v časti úrovne oprávnení.

Účtovník potom vidí doklady všetkých svojich združení v jednom prehľade a tlačidlom Hromadný export ich naraz stiahne pre svoj program: POHODA, OMEGA, Money S3, MRP-K/S, ABRA Flexi, DUEL, PROLUC, MKsoft WinSQL, OBERON alebo ako ISDOC, Peppol BIS 3 či CSV. Návody k programom: POHODA, OMEGA, Money S3, MRP-K/S. Všetky formáty sú v tabuľke formátov.