Ako spravovať e-faktúry 20+ klientov z jedného miesta
Jeden účtovník môže spravovať desiatky klientov, ale povinnosť treba od 1.1.2027 posúdiť pri každom z nich podľa konkrétnych transakcií. Tu je praktický postup. Viac informácií nájdete na stránke digitálny poštár ePošťák.
Zákon č. 385/2025 Z. z. zavádza povinnú e-fakturáciu pri vymedzených tuzemských plneniach. Pre účtovnícke kancelárie to znamená samostatne posúdiť klientov, ich transakcie, výnimky a pripravenosť používaného softvéru.
ePošťák — oficiálny slovenský Digitálny poštár v sieti Peppol — ponúka špeciálny účtovnícky portál navrhnutý presne pre tento prípad: spravujte desiatky klientov z jedného prihlásenia.
Realita po 1.1.2027 pre účtovníkov
Od 1. januára 2027 vzniká povinnosť pri zákonom vymedzených tuzemských plneniach platiteľov podľa § 4, § 4b a § 4c. Pri každom klientovi preto treba posúdiť konkrétnu transakciu a výnimky; ak do režimu patrí, musí mať zabezpečený podporovaný spôsob vystavenia alebo prijatia cez certifikovanú doručovaciu službu.
Predstavte si scenár bez centrálneho nástroja: každý klient má iného poštára, iné prihlasovacie údaje, iné rozhranie. Každý mesiac sa prihlasujete 25-krát na 25 rôznych miestach. Prichádzajúce faktúry spravujete v 25 rôznych inboxoch. Keď príde daňová kontrola, hľadáte doklady na 25 rôznych miestach.
Naproti tomu, ak máte všetkých klientov u jedného poštára s portálom pre kancelárie — všetko je na jednom mieste. Jedno prihlásenie. Jeden prehľad. Jedna integrácia so softvérom. A čo je dôležité: klient nemusí robiť nič, vy to máte pod kontrolou.
Typická kancelária dnes
Pri 20–50 klientoch sa aj malé opakované úkony násobia. Skutočný čas závisí od počtu dokladov, výnimiek a integrácie; pred cenotvorbou ho zmerajte na vlastnej vzorke namiesto univerzálneho odhadu.
ePošťák účtovnícky portál
ePošťák ponúka portál pre účtovnícke kancelárie. Po overení a aktivácii jednotlivých firiem možno ich oprávnené účty spravovať z jedného rozhrania; každá firma má oddelené údaje a vlastný Peppol identifikátor.
Klienti
Posledná faktúra
Faktúra #241 — Dodávateľ XY, 1 200 € + DPH
Prijatá dnes o 09:14
- ✓Jeden prihlasovací účet → prístup ku všetkým klientom naraz
- ✓Oddelené firmy a oprávnenia → vlastný identifikátor po overení a aktivácii
- ✓Spoločný prehľad → iba nad firmami, ku ktorým máte udelený prístup
- ✓Notifikácie e-mailom → podľa nastavenia a aktuálneho stavu služby
- ✓Export do CSV/XML → priamy import do vášho účtovného softvéru
- ✓Klient nemusí nič robiť → vy to spravujete za neho
Krok za krokom: onboarding klientov
- 1
Vytvorte účtovnícky účet v ePošťák
Úvodné údaje vyplníte online; produkčná aktivácia nasleduje po overení firmy. Vyberte plán pre kancelárie a dostanete prístup k portálu pre správu klientov.
- 2
Pridajte prvého klienta
Zadajte IČO a obchodné meno klienta. Systém automaticky overí firmu v ORSR a predvyplní údaje.
- 3
Aktivujte klientovi Peppol ID po overení
Zvolený poskytovateľ po overení firmy a dokončení aktivácie koordinuje zápis identifikátora v slovenskej schéme 0245:DIČ. Aktívne ID potom klient používa pri komunikácii s dodávateľmi a odberateľmi.
- 4
Nastavte klientovi notifikácie
Email pri každej novej faktúre, týždenný súhrn, alebo len kritické upozornenia. Nastavte podľa preferencií klienta a vašej pracovnej rutiny.
- 5
Opakujte pre ďalších klientov
Klientov môžete pridávať postupne podľa IČO. Hromadné pridanie cez CSV sa verejne sprístupní až po dokončení prevádzkového overenia.
- 6
Jeden portál, jeden prehľad
Všetci klienti sú v jednom rozhraní. Prepínajte medzi nimi jedným kliknutím bez opakovaného prihlásenia. Notifikácie o všetkých klientoch prichádzajú na jeden email.
Koľko to stojí pre kanceláriu
Cenový model ePošťák je navrhnutý tak, aby kancelárie mohli jednoducho náklady preniesť na klientov, alebo ich absorbovať do paušálnych poplatkov.
Príjem faktúr: do limitu programu Zadarmo (500 prijatých a 5 odoslaných faktúr mesačne)
Pre každého klienta s príjmom vo webovom rozhraní do limitu programu Zadarmo (500 prijatých a 5 odoslaných faktúr mesačne). Registrácia v Peppol sieti stojí 0 €.
Odosielanie: závisí od plánu
Klient platí podľa počtu odoslaných faktúr. Kancelária môže platiť centrálne za všetkých klientov a náklady refakturovať ako súčasť paušálu.
Partnerský program — overte podmienky
Podmienky prípadného partnerského programu, odmien a refakturácie nie sú súčasťou tejto príručky; overte ich v aktuálnej zmluvnej ponuke.
Stabilný cenník pre kancelárie
Kancelárie si môžu vybrať plán podľa počtu klientov, objemu dokladov a potreby tímovej správy.
Kde môže automatizácia ušetriť prácu
Automatizácia môže obmedziť opakované úkony, ale výsledná úspora závisí od integrácie, kvality dát, počtu výnimiek a interného schvaľovania. Zmerajte ju na vlastnej vzorke.
Viac klientov za rovnaký čas
Rovnaký tím zvládne obsluhovať väčší počet klientov bez náboru nových zamestnancov.
Menej manuálnej práce, menej chýb
Automatizácia znižuje riziko prehliadnutých faktúr a manuálnych chýb pri prepise.
Poradca, nie kopírčka
Čas ušetrený na administratíve venujte strategickému poradenstvu a zvýšeniu hodnoty pre klientov.
Proaktívne upozornenia klientom
Informujte klientov o stave ich faktúr skôr, ako sa sami spýtajú. Budujte reputáciu proaktívnej kancelárie.
Jasné náklady
Porovnajte aktuálny program, limity dokumentov a prípadné doplnkové služby ešte pred refakturáciou klientovi.
Konkurenčná výhoda
Kancelárie s automatizovanou e-fakturáciou sú pre klientov atraktívnejšie — menej práce pre nich aj pre vás.
Komunikácia s klientmi o e-faktúre
Väčšina klientov ešte o povinnej e-fakturácii nevie — alebo vie, ale nechce sa tým zaoberať. Práve tu je vaša príležitosť ukázať hodnotu. Proaktívne ich informujte a prevezmite zodpovednosť za celý prechod. Nižšie nájdete vzorový email, ktorý môžete použiť.
Predmet: E-faktúra od 2027 — postaráme sa za vás
Dobrý deň,
od 1. januára 2027 sa začne povinná elektronická fakturácia pri zákonom určených tuzemských transakciách podľa § 85o zákona o DPH. Samotné PDF nie je e-faktúra; základnou cestou doručenia je certifikovaný digitálny poštár a prechodný režim pozná aj podmienenú alternatívnu štruktúrovanú výmenu.
Ako vaša účtovná kancelária preberieme zodpovednosť za celý prechod — zaregistrujeme vás u Digitálneho poštára, nastavíme systém a budeme spravovať vaše faktúry. Nemusíte robiť nič.
V prípade otázok nás neváhajte kontaktovať.
S pozdravom,
[Vaša účtovnícka kancelária]
Časté otázky
Áno, odporúčame mať písomné splnomocnenie. V praxi stačí bežná zmluva o vedení účtovníctva rozšírená o správu e-fakturácie. ePošťák vám poskytne vzorové splnomocnenie.
ePošťák umožňuje pridať klientovi vlastný prístup k jeho účtu, pričom vy si zachováte prístup cez účtovnícky portál. Klient vidí len vlastné faktúry, vy vidíte všetkých klientov.
Áno. Mnohé kancelárie zahrňujú náklady na e-fakturáciu do mesačného paušálu alebo ich refakturujú ako samostatnú položku. Je to výlučne na dohode s klientom.
ePošťák poskytuje REST API, cez ktoré môžete automatizovať odosielanie aj príjem faktúr priamo z vášho účtovného softvéru. Dokumentácia je dostupná na epostak.sk/api-integracia.
Zmenu prístupov, migráciu Peppol ID a export histórie treba vyriešiť oddelene. Pred odchodom klienta exportujte jeho doklady a podľa postupu poskytovateľa preneste aktívny identifikátor; samotná zmena kancelárie automaticky neprenesie históriu.
Kapacita a cena závisia od aktuálneho účtovníckeho programu, počtu firiem, používateľov a dokladov. Pred onboardingom väčšieho portfólia overte limity v aktuálnom cenníku alebo s podporou.
Zaregistrujte svoju kanceláriu ešte dnes
Spravujte e-faktúry všetkých klientov z jedného miesta. Registrácia je zadarmo.
Mám záujem